Naast de interne contactpersonen (zoals Group Compliance), is de Ombudsman een andere manier om vertrouwelijk klachten, onrechtmatig gedrag en schending van interne regels te melden bij Weidmüller of in verband met de zakelijke activiteiten van Weidmüller. Het doel is om schade aan medewerkers, zakenpartners en Weidmüller zelf te voorkomen.
Actieve of voormalige werknemers van Weidmüller evenals zakenpartners kunnen contact opnemen met de externe Ombudsman met hints (anoniem indien gewenst).
Het gebruik van de Ombudsman is gratis voor de melder. Voor meer informatie, hoe je een klacht kunt indienen en hoe deze wordt afgehandeld, verwijzen wij je naar de volgende FAQ.
Loebellstraße 4
D - 33602 Bielefeld
Telefoon: +49 (0)521 / 55 7 333 0
Mobiel: +49 (0)151 / 58 2 303 21
Email: ombudsman@thielvonherff.com
Reporting platform:https://report-tvh.com/
Homepage:https://www.thielvonherff.de/
Werknemers, zakenpartners en ook externe partijen hebben het recht omstandigheden te melden die wijzen op een overtreding van wetten of interne regels. De Ombudsman ontvangt deze verslagen. Hij biedt een wettelijk beschermde en vertrouwelijke ruimte buiten het bedrijf. Hij informeert de klokkenluider over zijn/haar rechten en hoe hij/zij verder moet handelen. Enkel met toestemming van de klokkenluider [1] stuurt de Ombudsman het verslag door naar zijn of haar contactpersoon in het bedrijf. De Ombudsman kan bij het proces betrokken worden als een vertrouwenspersoon. Hij staat te allen tijde ter beschikking van de klokkenluider als contactpersoon.
[1]Deze en andere verwijzingen naar personen hebben altijd betrekking op personen of groepen van personen van elk geslacht, omdat in de zin van het Diversiteitshandvest alle mensen voor ons van gelijke waarde zijn, ongeacht geslacht, leeftijd, afkomst, godsdienst, handicap of seksuele geaardheid. De woordkeuze is louter bedoeld om de tekst taalkundig eenvoudiger te houden.
Alle werknemers en externe partijen, zoals leveranciers of dienstverleners, kunnen zich tot de Ombudsman wenden.
De Ombudsman ontvangt verslagen over schendingen van de wet en overtredingen van interne reglementen. Het hoofddoel is het ophelderen en voorkomen van economische misdrijven, boekhoudkundige overtredingen en schade aan activa. Alle inbreuken op interne richtlijnen, bv. de anticorruptie-instructie, kunnen echter ook worden gemeld.
Ja. De klokkenluider alleen beslist welke informatie hij of zij zal geven aan de Ombudsman en welke informatie de Ombudsman moet doorgeven aan het bedrijf in de tweede stap. Alleen in het geval van misbruik, d.w.z. opzettelijk valse informatie, is de Ombudsman gemachtigd om informatie door te geven, zelfs tegen de wil van de klokkenluider. De Ombudsman zal dit uitleggen bij het eerste contact.
Neen, de Ombudsman kan door iedereen gratis gebruikt worden.
Ja, klokkenluiders kunnen ook anoniem contact opnemen met de Ombudsman. Dit is reeds van toepassing op het eerste contact met de Ombudsman. Indien gewenst, zal de Ombudsman vervolgens de anonimiteit van de klokkenluider tegenover het bedrijf beschermen.
Het rapport zal worden opgevolgd in overeenstemming met de wet en de interne regels, rekening houdend met de belangen van alle betrokken partijen. Met dit doel zendt de Ombudsman de informatie door naar zijn contactpersoon in het bedrijf na voorafgaand onderzoek.
De klokkenluider kan op elk moment contact opnemen met de Ombudsman om informatie te verkrijgen over de stand van zaken. Ten laatste nadat de zaak gesloten is, zal de klokkenluider op de hoogte gebracht worden van het resultaat door de Ombudsman voor zover wettelijk toegestaan.
Nee, de Ombudsman mag een klokkenluider niet vertegenwoordigen in officiële of gerechtelijke procedures. Daarom kan en mag de Ombudsman geen stappen ondernemen om de individuele rechten of vorderingen van de klokkenluider in rechte af te dwingen.
Ja. De Ombudsman treedt op als een onafhankelijke advocaat en is niet onderworpen aan enige instructies van het bedrijf met betrekking tot de inhoudelijke behandeling van de zaak. De Ombudsman beslist op basis van zijn eigen zorgvuldigheid of en in welke mate hij een aan hem voorgelegde zaak kan doorgeven aan het bedrijf.
Het eerste contact kan worden gelegd in een telefoongesprek, per e-mail, per SMS, per post of in een persoonlijk onderhoud.
Ja, iedere werknemer kan nog steeds contact opnemen met zijn of haar leidinggevende, de ondernemingsraad, de afdeling naleving en de directie.
Ja. De klokkenluider is beschermd. Vergeldingsmaatregelen tegen de klokkenluider worden niet getolereerd.
Ondanks herhaaldelijk geuit scepticisme, zijn gevallen van veroordeling zeer zeldzaam wanneer een Ombudsman wordt aangesteld. Niettemin informeert de Ombudsman de klokkenluider aan het begin van het gesprek dat misbruik van het klokkenluidersysteem niet zal worden getolereerd en dat de Ombudsman verplicht is de persoonlijke gegevens van de klokkenluider door te geven aan het bedrijf in geval van opzettelijk, d.w.z. bewust, misbruik. In ieder geval kunnen werknemers die opzettelijk misbruik maken van de klokkenluidersregeling disciplinaire gevolgen krijgen.
De Ombudsman ziet toe op de naleving van de wettelijke bewaringsverplichtingen en de bepalingen van de wetgeving inzake gegevensbescherming. De verzamelde persoonsgegevens blijven beperkt tot informatie over de identiteit van de klokkenluider en de betrokken perso(o)n(en). De functionaris voor gegevensbescherming van de onderneming controleert regelmatig of het klokkenluidersbeheer in overeenstemming is met de gegevensbescherming.
Nee. Het vermoeden van onschuld is van toepassing. Elke melding zal worden onderzocht overeenkomstig de wet en de interne regels, rekening houdend met de belangen van alle betrokken partijen. Pas nadat de zaak is afgesloten zal een besluit worden genomen over eventuele maatregelen.
Zolang de informatie te goeder trouw werd verstrekt, d.w.z. niet opzettelijk vals was, hoeft de klokkenluider geen gevolgen te vrezen.
Nee, contact opnemen met de Ombudsman is vrijwillig. Hij is aangesteld als extra contactpersoon.
Ja. Het is altijd mogelijk om de Ombudsman persoonlijk te bezoeken en een vertrouwelijk gesprek te voeren.
Ja.
Ja, reiskosten worden vergoed door het bedrijf. De regeling wordt overgenomen door de Ombudsman, zodat ook hier de anonimiteit - voor zover nodig - bewaard blijft.
Ja. De klokkenluider zal op de hoogte gebracht worden van het resultaat door de Ombudsman, voor zover wettelijk toegestaan, ten laatste nadat de zaak gesloten is.
Nee. Indien de Ombudsman wordt opgeroepen als getuige in een strafrechtelijke, civiele of andere procedure, zal hij enkel de naam en identiteit van de klokkenluider die advies vraagt bekend maken indien hij daartoe uitdrukkelijk de toestemming heeft gekregen van zowel het bedrijf als de klokkenluider.
Ja. De Ombudsman kan aanvankelijk in volstrekt vertrouwen gecontacteerd worden. De Ombudsman informeert de klokkenluider over zijn of haar rechten aan het begin van het gesprek. Pas aan het eind van het gesprek beslist de klokkenluider of en in welke vorm de informatie aan het bedrijf moet worden doorgegeven.
De Ombudsman kan ook gecontacteerd worden indien de klokkenluider zelf een strafbaar feit heeft gepleegd. Enerzijds kan de Ombudsman de klokkenluider informeren over zijn of haar rechten; anderzijds wordt een zelfonthulling binnen het kader van de bestaande arbeidsrelatie positief beoordeeld en kan dit een verzachtend effect hebben op de strafmaat in mogelijke latere gerechtelijke procedures.
Nee. Alleen in welomschreven uitzonderlijke gevallen van echt ernstige strafbare feiten is iedereen verplicht een aangifte van een strafbaar feit aan een parket door te geven.
In dit geval kan de Ombudsman rechtstreeks contact opnemen met het uitvoerend management van het bedrijf.
Hierop kan geen algemeen antwoord worden gegeven. Er zijn rapporten die binnen een paar uur definitief kunnen worden verwerkt. In het geval van omvangrijke onderzoeken kan de verwerking enkele weken duren.
